Doxie versus ScanSnap - mein Weg zum papierlosen Büro

Alles fing mit einem Tweet von Nico an:

How I Went Completely Paperless in Two Days –lifehacker.com/5973033/how-i-… – jetzt will ich auch einen Doxie Scanner: goo.gl/msMgW

— Nico Lumma (@Nico) January 20, 2013

Ich hasse nichts mehr als Ablage zu machen – also dieses Ordner aufschlagen, Blatt lochen, abheften. Gruselig. Es hat nichts mit Computer oder Internet zu tun. Seit meine Buchhaltung in der Cloud liegt und ich zumindest eingehende Rechnungen alle einscanne bzw. gleich per E-Mail anfordere, ist es besser geworden. Ja, britische Finanzämter akzeptieren im Gegensatz zu deutschen, Rechnungen per E-Mail, aber ich schweife ab…

Diese Idee einen Scanner zu haben, den ich mitnehmen und gleich das Papier in die Dropbox senden kann, fand ich großartig. Nach zwei Wochen warten, war Doxie Go endlich wieder bei Amazon verfügbar und ich bestellte sofort. Dass Doxie ein ziemlich gutes Marketing hat, bemerkte ich schon als ich mit Nico twitterte und man sich in unsere Diskussion einschaltete – und das obwohl wir Deutsch sprachen.

Das Gerät Doxie Go kam und es machte nur Probleme. Dahin ist mein Traum vom papierlosen Büro, dachte ich. Es verlor Scans, egal ob ich es per Wifi oder USB anschloss und die Batterielampe blinkte schon nach 10 Seiten. Das Gerät lädt über USB, aber man kann nicht während des Ladens scannen, was ewige Wartezeit zwischen dem nächsten Scanvorgang verursachte. Ich stand in Kontakt mit dem (wirklich erstklassigen) Support, aber nach zwei Tagen platze mir der Kragen. Ich packte alles wieder ein und schickte es zu Amazon zurück, aber nicht ohne eine Bewertung zu hinterlassen. Und ich bestellte das Konkurrenzprodukt: Fujitsu ScanSnap S1100.

Es dauerte nicht lange, da meldete sich Doxie bei mir. Jemand in der Geschäftsführung schrieb mir eine lange E-Mail und bedauerte meine schlechten Erfahrungen mit Doxie. Sie seien sich sicher, dass ich ein fehlerhaftes Gerät bekommen habe. Er habe Amazon beauftragt, mir ein neues Gerät zu schicken. Kostenfrei und man habe ein Ladegerät, was bei der Standardausstattung enthalten ist, hinzugelegt, damit ich auch scannen kann, wenn die Batterie leer ist, etwas was ich beim Support kritisiert hatte.

Nun bin ich seit heute im Besitz von zwei Scannern und habe sie beide getestet und für gut befunden. Ich dachte, ich lasse die Welt mal an meinen Erfahrungen teilhaben:

Doxie Go

Tatsächlich waren die oben beschriebenen Probleme mit dem neuen Gerät verschwunden und ich bin jetzt ziemlich happy mit dem Gerät. Die neue Batterieleistung konnte ich noch nicht testen. Sie soll bei etwa 100 Seiten liegen, etwas weniger, wenn man Wifi benutzt. Da ich jetzt aber ein Ladegerät habe, ist das nicht mehr meine Sorge.

Das Gerät wirkt optisch als sei es von Apple. Einfaches aber schickes Design, in weiß gehalten. Das Gerät hat nur einen Knopf, der gleichzeitig optisch anzeigt, wenn das Gerät gerade Daten überträgt, Strom braucht oder ein Problem hat. Das funktioniert über verschiedene Farben und Blinken oder Nicht-Blinken. Ich musste die Bedienungsanleitung zu Rate ziehen, um zu kapieren, was dem Gerät fehlt oder auch nicht. Leute, die farbenblind sind, werden damit ihre Probleme haben. Mal bedeutet Blinken etwas Gutes (Datenübertragung), mal etwas Schlechtes (Batterie leer). Finde ich nicht so gut gelöst.

Das Scannen aber könnte nicht einfacher gehen. Mit dem Einlegen des Blattes erkennt der Scanner, dass er scannen soll und tut das auch. Dann überträgt er die Datei per Wifi (wenn man eine entsprechende Karte dazu gekauft hat) oder USB an den Rechner.

Eine wirklich gute Bedienbarkeit hat die mitgelieferte Software. Die kann man einfach von der Webseite runterladen. Ich fand sie sehr einfach zu bedienen und zu verstehen. Man muss allerdings den Import in die Software per Mausklick starten. Ein Schritt, den ich überflüssig finde, denn die Software merkt, dass gescannt wurde, möchte aber bestätigt haben, dass man die Dokumente importieren möchte. Aber alles andere danach ist gut durchdacht. Nach dem Import kann man auswählen, ob man Seiten „zusammenheften“ möchte und kann dann z.B. ein PDF generieren, das sogar durchsuchbar ist. Wenn man das alles kabellos tun möchte, benötigt man zusätzlich eine Eye-Fi-Karte von SanDisk. Man muss Doxie Go vorher über Kabel verbunden haben, bevor man Eye-Fi nutzen kann. Immer darauf achten, dass die Karte richtig weit im Doxie Go steckt, sonst geht es nicht. Es gibt auch eine Schnittstelle zu Evernote und die Möglichkeit, Daten zum iPhone zu übertragen, ich nutze aber Dropbox und das funktioniert super.

Fujitsu ScanSnap S1100

Der Coolnessfaktor bei Fujitsu ScanSnap S1100 ist nicht zu vergleichen mit Doxie. Das ist ein Scanner, kein hippes Gadget. Aber das Gerät wirkt hochwertiger, aber eben konservativer, was sicher auch einer anderen Käufergruppe geschuldet ist. Zum Scannen klappt man vorne eine Klappe auf und drückt auf den „Scan“-Knopf. Das Gerät wird über USB an den Rechner angeschlossen, nicht über Wifi. Die Software ermöglicht einem das „Zusammenheften“ von Dokumenten beim Import. Mehrseitige Dokumente kann man auch als solche speichern und wie bei Doxie z.B. als PDF ablegen. Man muss bei mehrseitigen Dokumenten nicht jedesmal den Scanknopf drücken, sondern das Gerät merkt, dass man weiterscannen möchte, sobald man ein neues Blatt einlegt. Allerdings hat das Gerät im Gegensatz zum Doxie keinen internen Speicher.

Die Software erinnert sehr an Windowssoftware, man findet sich recht schnell zurecht. Man kann sagen, wohin man das Dokument schicken möchte (in einen Ordner zum Beispiel oder sogar zu Google Docs). Was mich persönlich allerdings nervte, die Installation der Software funktioniert nur über CD-Rom. Wer hat noch ein CD-Rom-Laufwerk an seinem Laptop? Ich nicht. Also musste ich auf die Suche nach einem externen Laufwerk gehen. Auf der Webseite steht nur die Fujitsu-eigene Software zur Verfügung, aber aus Lizenzgründen nicht Abbyy Fine Reader, um durchsuchbare PDFs zu erstellen. Finde ich nicht mehr zeitgemäß und das sollte Fujitsu dringend ändern. „Do not lose this disk“ stand dann auch prompt auf der CD. Ich habe dann am Ende ein papierloses Büro, aber eine Software-CD-Sammlung?

Fazit

Beide Geräte sind durchaus zu empfehlen. Doxie Go hat den Vorteil, dass es auch per Wifi funktioniert. Die Software wirkt moderner, aber die Bedienbarkeit ist bei beiden gut. Die Scanqualität ist bei beiden Geräten gleich, mir ist kein Unterschied aufgefallen. Ich konnte auch bei der Scangeschwindigkeit keine großen Unterschiede feststellen. Der Doxie Go ist etwas schwerer als der ScanSnap, was ja bei Geräten, die man auch schon mal mitnimmt, von Bedeutung sein kann. Ich hatte mit beiden Unternehmen über Twitter Kontakt und muss sagen, beide machen einen guten Job, was Kundenbetreuung angeht. Zumindest in Großbritannien kosten beide Geräte fast das Gleiche (um die £150 – rund 177 Euro), mit Wifi für den Doxie Go kommt der Preis für die Eye-Fi-Karte hinzu. Meinem papierlosen Büro stehen jetzt jedenfalls zwei gute Geräte zur Verfügung.